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Tout savoir sur le bulletin d’adhésion d’une association

Vous croyez tout savoir sur les bulletins d’adhésion ? Détrompez-vous ! Il y a beaucoup d’informations pratiques à connaître et d’obligations légales à appliquer en ce qui concerne les adhésions. Les voici !

À quoi sert un bulletin d’adhésion ?

Le bulletin d’adhésion permet à un particulier d’adhérer à une association loi 1901. En le signant, celui-ci admet avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de la structure en question, et devient ainsi adhérent et membre à part entière de l’association. Le bulletin d’adhésion est souvent accompagné du règlement de la cotisation, qui valide définitivement l’inscription.

En général, le formulaire est constitué de deux parties distinctes : le bulletin d’adhésion rempli par l’adhérent et conservé par l’association, et le reçu (destiné à l’adhérent). Ces deux documents peuvent servir de justificatif d’inscription pour les deux parties prenantes.

Bien formuler son bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion doit évidemment correspondre à la nature des activités de l’association. C’est donc à cette dernière de choisir avec précaution les informations qu’elle souhaite demander à ses adhérents.

Les informations à faire apparaître sur un bulletin d’adhésion

Tout d’abord, le bulletin d’adhésion doit comporter la dénomination et le siège de l’association, ses coordonnées de contact, les modalités d’adhésion à la structure ainsi que les documents à fournir le cas échéant. Le montant de la cotisation, s’il y en a une, doit également y figurer (tout comme les moyens de paiement acceptés, s’il y en a plusieurs).

Voici pêle-mêle les informations qu’une association doit demander à ses postulants lors d’une inscription :

  • L’identité de la personne
  • Ses coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone fixe ou portable)
  • La date et le lieu de la signature du document
  • La signature de la personne
  • L’identité et les informations de contact des représentants légaux (en cas d’adhérents mineurs)
  • Les personnes à contacter prioritairement en cas d’urgence

Les associations sportives peuvent également demander le niveau du candidat et/ou le nombre d’années de pratique. 

À noter qu’une association peut refuser une adhésion, à condition que ce refus ne va pas à l’encontre des conditions d’adhésion prévues dans les statuts de la structure. Bien entendu, ces conditions ne doivent en aucun cas être discriminatoires. De par leur nature, les associations sportives accueillent généralement tous leurs candidats, sans restriction.

Les obligations légales à appliquer

> Le RGPD (le Règlement Général sur la Protection des Données)

Depuis mai 2018, le RGPD encadre la collecte, l’utilisation et le traitement des données personnelles de certains organismes commes les entreprises privées ou les organisations à but non lucratif.

Lors d’une nouvelle inscription, l’association collecte les données personnelles de l’individu concerné (nom, prénom, adresse postale, données de santé etc.). Que la structure associative propose l’adhésion en ligne ou via un bulletin d’adhésion, celle-ci doit obligatoirement informer ses membres de l’utilisation des données collectées. 

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les associations françaises sont également tenues de récolter uniquement les informations qui sont utiles et pertinentes dans le cadre de leur activité. En cas de contrôle, elles devront justifier la raison et l’intérêt de collecter certaines données. 

Vous voulez en savoir plus sur les obligations des associations vis-à-vis du RGPD ? Cliquez ici pour savoir ce que vous devez faire pour respecter le RGPD  en tant qu’association

> Le certificat médical (pour les associations sportives)

Depuis le 1er janvier 2020, une personne mineure n’est plus obligée de fournir un certificat médical pour obtenir une licence d’une fédération sportive. En lieu et place du certificat : un questionnaire de santé, que le représentant légal du mineur peut désormais remplir.

Néanmoins, une association affiliée à une fédération sportive doit toujours demander un certificat médical lors d’une première demande de licence. S’il s’agit d’un renouvellement de licence (d’une réadhésion donc), le cas est différent. Dans l’éventualité où l’association n’est pas affiliée à une fédération sportive, alors celle-ci est libre de demander -ou non- un certificat médical selon son règlement intérieur ou les statuts en vigueur.

> Le droit à l’image

En France, toute personne majeure ou mineure a droit au respect de son image et et de l’utilisation qui peut en être faite. Un membre d’une association a donc le droit de s’opposer à la diffusion de son image s’il n’a pas donné son accord. C’est ce que l’on appelle le “droit à l’image”. 

Dans le cadre de l’exercice de leur(s) activité(s), les associations sont parfois amenées à prendre leurs adhérents en photo ou en vidéo. Pour toute adhésion, celles-ci doivent ainsi obtenir le consentement écrit de l’intéressé. Afin d’éviter d’éventuels ennuis, les associations peuvent détailler leur demande : durée du droit à l’image, nature des supports, objectifs et finalité etc.

> L’autorisation parentale (si la personne est mineure)

Nous jouissons en France du principe de liberté d’adhésion. Celui-ci signifie que n’importe quelle personne est en capacité d’adhérer à l’organisme associatif de son choix. Cependant, lorsqu’il s’agit d’une personne mineure, ses parents peuvent s’opposer à l’adhésion, s’ils estiment que celle-ci compromet la sécurité et la santé physique ou mentale de leur enfant.

Il est donc recommandé pour les associations de demander une autorisation parentale lors de l’adhésion d’un ou d’une mineure. Il s’agit d’une disposition de précaution valable pour toute adhésion d’un mineur, quelle que soit la nature et l’activité de l’association.

Le point sur les cotisations

La cotisation est la participation financière des membres d’une association aux charges de fonctionnement de ces dernières. Elle participe donc, en partie, au financement de l’association.

Mais comment la cotisation est-elle calculée ? L’association est entièrement libre de fixer le montant de la cotisation à payer par ses membres. Elle doit cependant veiller à ce que le montant de celle-ci soit cohérent avec ses frais, sous peine de décourager certains postulants.

De plus, ce montant ne doit pas être indiqué dans les statuts, car celui-ci est susceptible de varier d’une année à l’autre. En général, le versement des cotisations est annuel, mais il peut tout à fait être mensuel si les statuts le précisent.

En cas de refus de paiement de la cotisation par un adhérent, l’association a tout à fait le droit d’exclure ce dernier. Il s’agit en effet d’une faute de sa part.

Adhésions papier ou adhésions en ligne ?

Faut-il digitaliser ses adhésions et ses inscriptions ? Les associations françaises se posent de plus en plus la cette question ! Effectivement, celles-ci entendent souvent parler d’inscription et de paiement en ligne, que ce soit par le biais des médias ou d’Internet. Et les adhérents sont désormais nombreux à plébisciter le fait de pouvoir s’inscrire sans se déplacer.

Utiliser un service d’inscription et de paiement en ligne comme E-Cotiz facilite la vie des associations, notamment par le gain de temps que cela procure au quotidien. Terminé la gestion de centaines de bulletins d’adhésion à la rentrée : il suffit désormais de suivre ses inscriptions en ligne. Les adhérents s’occupent de tout !

Proposer à ses membres d’adhérer en ligne, c’est pouvoir se consacrer aux tâches qui comptent vraiment. C’est se concentrer de nouveau à 100% sur les projets et les activités de sa structure. Bref, c’est retrouver un sens à son engagement. 

D’ailleurs, découvrez notre article de blog comparant la gestion traditionnelle d’une association (à l’aide de bulletins d’adhésion et de chèques de cotisations) à la gestion en ligne grâce à une solution digitale. 

Vous en savez désormais bien plus sur les bulletins d’adhésion ! N’hésitez pas à consulter nos autres billets de blog. Vous y trouverez de nombreuses informations et plusieurs conseils de gestion à destination des associations !

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