FOIRE AUX QUESTIONS

E-Cotiz est la première solution de gestion des cotisations associatives en ligne. Notre solution vous permet :

• De créer différentes collectes : cotisations de rentrée, stage de paques, tournoi, déplacement, etc…

• De les publier en ligne : sur votre propre site ou sur le mini-site généré automatiquement

• De proposer à vos adhérents de payer directement en ligne : par CB, chèque ou virement, en une ou plusieurs fois

• De récupérer la totalité des informations de chaque inscription : nom, adresse, téléphone, etc…

Oui, la solution E-Cotiz est gratuite pour les associations.

Vous pouvez créer un compte, créer une collecte, tester les différentes fonctionnalités, tout cela reste gratuit pour vous.

Aucun frais de service n’est prélevé tant qu’aucune transaction en ligne n’est effectuée.

Oui, notre solution E-Cotiz est utilisable par tout type de structure : association culturelle, professionnelle, syndicats, entreprises et particuliers.

Oui, la solution E-Cotiz est gratuite pour les associations.

E-Cotiz se rémunère en prélevant 2.5%HT des paiements effectués en CB sur le site. A vous de voir si vous préférez prendre en charge ces frais de service ou les faire supporter par vos adhérents directement en augmentant les tarifs.

Votre profil contient les informations de votre structure, de votre administrateur ainsi que vos éléments d’accès à votre compte E-Cotiz. Deux informations sont à remplir en priorité :

• Représentant : votre compte est associé au représentant de l’association, il s’agit de la personne en charge du compte.

• Banque : lors de votre inscription, nous vous envoyons par e-mail un « code banque ». Il s’agit d’un code secret vous permettant d’accéder à cet onglet de votre profil, car celui-ci est volontairement sécurisé. Vous pouvez ainsi, en toute sécurité, télécharger sur E-Cotiz les documents bancaires nécessaires pour la validation de votre compte (RIB et Carte d’identité du Président pour commencer). L’adresse email renseignée à la création du compte sera destinataire de toutes les notifications de commandes de votre compte.

A la création de votre compte, un porte-monnaie électronique est créé pour votre association, via notre prestataire SMoney – BPCE.

L’argent de vos collectes sera automatiquement versé dans ce porte-monnaie électronique.

Pour récupérer l’argent de vos collectes, vous téléchargez RIB de l’association et carte d’identité du président sur la plate-forme, et vous effectuez vous-même les reversements sur le compte bancaire de votre association (via l’onglet « mes recettes »).

L’interface E-Cotiz est conçue afin que des utilisateurs sans connaissance informatique particulière puissent utiliser en toute simplicité la solution.

Il suffit de suivre les étapes de navigation en cochant les choix retenus et en remplissant les informations demandées.

Non, ce n’est pas obligatoire. E-Cotiz crée automatiquement un mini-site dédié au paiement des cotisations accessible via une simple URL.

Non, toute la procédure se fait en ligne. En créant un compte sur E-cotiz, vous acceptez les Conditions Générales d’Utilisation du Service (CGU).

Vous pouvez renseigner les informations de votre collecte au moment de sa création : texte descriptif, adresse, date, logo, vue du lieu sur Google Maps.

Avec toutes ces possibilités vous pouvez informer au mieux les adhérents sur le fonctionnement de votre collecte. N’oubliez pas de télécharger le logo ou une image correspondante à votre collecte afin que vos cotisants puissent rapidement identifier que vous êtes l’interlocuteur de cette collecte.

Pensez à personnaliser votre texte descriptif : reprenez les codes d’écriture (charte graphique) de votre site internet (police, taille, couleur) si vous en avez un.

Le service E-Cotiz est gratuit pour les réservations ou les paiements par chèques.

Nous prélevons 2,5%HT des paiements en CB ou par virement effectués sur la plate-forme (avec un minimum de 0,99€HT).

Connectez-vous à votre compte E-Cotiz puis accédez à l’onglet « Mes recettes » (colonne de gauche de votre écran).

Depuis cet onglet, vous pouvez procéder en un clic à un virement depuis votre porte-monnaie électronique vers votre compte bancaire.

Depuis la page « Mon profil », vous verrez votre historique de reversements pour pouvoir suivre les transactions tout au long de l’année.

Par ailleurs, vous devez obligatoirement télécharger dans l’onglet « Banque » les documents suivants : - CNI du président - RIB de l’association Si vous souhaitez encaisser une somme supérieure à 2500€, vous devrez alors nous fournir d’autres pièces justificatives, nommées KYC (Know Your Customer) : voir article « Quels sont les documents nécessaires pour encaisser plus de 2500€ sur mon compte ( le « KYC ») ? »

L’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution et la Banque de France imposent une identification de toute personne physique ou morale pour ouvrir un compte bancaire virtuel dans le but de lutter contre le blanchiment d’argent.

A partir de 2500€ collecté sur votre compte, nous devons donc valider votre compte via le KYC. Vous trouverez ici la liste des documents à nous fournir en fonction du type de votre organisation : https://www.e-cotiz.com/e-securite/

Vous avez besoin de faire un point sur l’ensemble des commandes passées lors de votre collecte et souhaitez accéder au fichier récapitulatif ? Pour cela, cliquez sur :

• Suivre les commandes puis

• Gérer les commandes.

• Vous trouverez sur la page un bouton « Télécharger la liste ». Le fichier sous format csv ou xls (au choix) se télécharge généralement dans le dossier « Téléchargement » de votre ordinateur. Dans ce fichier, vous retrouverez l’ensemble de vos commandes avec toutes les informations demandées à vos adhérents. Vous pouvez alors, via Microsoft Excel ou un autre logiciel, classer et trier vos données comme vous le souhaitez.

Il est possible que lors du paramétrage de vos formulaires d’inscription, vous ayez souhaité récupérer des pièces justificatives : coupon de réduction, copie de pièce d’identité, certificat médical…, E-Cotiz vous propose de pouvoir télécharger l’ensemble des pièces en vous rendant dans

• Suivre les Commandes puis

• Gérer les Commandes.

• Cliquez sur Télécharger les fichiers uploadés.

Il vous est donné la possibilité de télécharger les fichiers selon différentes classifications : date de commande, nom des tarifs, ou encore nom-prénom des participants. Le fichier s’enregistrera sur votre ordinateur sous format ZIP. Vous pourrez le retrouver généralement dans le dossier « Téléchargement » de votre ordinateur.

Pour avoir le récapitulatif des commandes passées sur votre collecte :

- Cliquez sur Suivre les Commandes

- Cliquez sur Gérer les Commandes Vous retrouverez ici l’ensemble des commandes passées pour votre collecte.

Vous pouvez avoir le détail de l’inscription en cliquant sur « + » dans la colonne Détail A droite de votre écran, l’icône de paiement vous indique selon la couleur (Gris = non payé, Orange = en attente/en cours, Vert = payé) si la personne est à jour de son règlement ou non. Vous pouvez modifier la couleur de l’icône, à la réception d’un chèque par exemple.

Accédez à vos commandes puis téléchargez la liste.

Oui vous pouvez paramétrer des codes de promotion via l’onglet

• Configurer Collecte puis

• Codes de Promotion Vous avez la possibilité de paramétrer plusieurs codes différents, en pourcentage ou prix fixe. Vous pouvez limiter ces codes dans le temps et les appliquer uniquement à certains tarifs.

Oui, vous pouvez entièrement personnaliser le formulaire d’inscription, et ajouter autant de champs que nécessaire.

Ces données peuvent être constituées de champs à remplir, de fichiers à télécharger (photos ou certificats médicaux) ou encore de signatures virtuelles (donner son accord, accepter le règlement).

Vous avez la possibilité de rendre une donnée obligatoire à remplir ou bien de la laisser facultative. Vous pouvez créer différents formulaires pour récupérer des informations propres à chaque catégorie d’adhérent (un formulaire junior et senior), un formulaire doit être attaché à tous vos tarifs.

Vous pouvez créer autant de tarif que vous souhaitez, et sous différents modes :

- Les tarifs Fixes : indiquer un prix non modifiable par votre adhérent

- Les tarifs libres : indiquer un tarif minimum, votre adhérent pourra payer la somme indiquée ou plus, ce qui est très utile pour les dons au club par exemple

- Les tarifs Gratuit Vous avez la possibilité de créer des catégories pour organiser vos tarifs. Par exemple, une catégorie inscription dans laquelle se trouve les tarifs en fonctions de l’âge (minime 50€, cadet 70€…) et une autre, la catégorie boutique dans laquelle on retrouve les tarifs des équipements que vous vendez…

Votre association possède un site internet. Vous n’avez donc pas besoin d’utiliser le mini-site pour votre collecte.

E-Cotiz a développé pour vous un i-frame qui vous permet d’intégrer le module de vente, appelé widget, directement sur votre site internet.

Pour cela, rendez-vous dans « Paramètres Avancées / Vendre sur votre site ». La configuration va se dérouler en 2 étapes :

1) Vous allez devoir renseigner la dimension du widget, c’est à dire la taille qu’il fera lorsqu’il s’insérera dans votre site. Rappelez-vous qu’en informatique, notre unité de mesure est le Pixel. NB : Si vous ne savez pas quelle taille choisir pour le widget, en sélectionnant le bouton « auto », le widget s’intégrera selon ses calculs dans votre site. Choisissez ensuite les couleurs des boutons.

2) Une fois les paramétrages effectués, vous copiez le code indiqué et l’intégrer dans votre site internet. Actualisez votre page et découvrez le widget intégré dans votre site.

Vous souhaitez utiliser le mini-site d’E-Cotiz pour mettre en ligne votre collecte mais vous souhaitez qu’il soit le plus représentatif de votre association.

Il est possible de personnaliser le mini-site en vous rendant dans les paramètres avancés.

Vous pouvez ainsi choisir une image de fond correspondant à votre association mais vous pouvez également changer la couleur des fenêtres pour qu’il soit à vos couleurs. Ainsi, vos participants se retrouveront dans l’univers de votre association.

Si vous souhaitez rendre votre collecte privée c’est à dire, réservée à certaines personnes, c’est possible ! Pour cela, vous pouvez définir un mot de passe que vous communiquerez aux personnes souhaitées.

Ainsi, lorsqu’elles se rendront sur la page de la collecte, elles devront renseigner ce mot de passe accéder à la prise de commande.

Exemple pour les Associations Sportives : Cette option est très utile si vous effectuez des sélections pour intégrer votre Association. Vous verrouillez vos inscriptions et ne communiquez le mot de passe qu’aux personnes sélectionnées.

Dans les paramètres avancés de votre collecte, il est possible de récupérer seulement les Nom/Prénom/Email de vos participants.

Cela peut vous être très utile pour compléter votre mailing list. Cliquez et le fichier se téléchargera directement sur votre ordinateur.

Généralement, le fichier se retrouve dans le dossier « Téléchargement » de votre ordinateur. Le fichier est au format csv et s’ouvre avec Microsoft Excel.